「入れない」と言われたときの正しい対応法｜欠員を減らすシフト調整のコツ

スタッフから急に「この日は入れません」と言われて困った経験はありませんか？

と感じてしまうと、店長の心は一気に重くなります。欠員が続くと疲れが溜まり、店の運営にも影響します。

おはようございます、“飲食おじさん”です。外食チェーンで10年間勤務し、うち7年を店長としてお店を運営してきました。

飲食おじさん

本記事では、スタッフから「入れない」と言われたときの建設的な対応方法と、同じことを繰り返さないための欠員が出にくいシフトの組み方を分かりやすく解説します。

✅この記事を読むメリット

「仕方ない」で終わらせる前に、次に同じことで困らない方法を一緒に整理していきましょう。最後まで読めば、欠員が怖くなくなる考え方が手に入ります。

スタッフから「入れない」と言われる場面で起きていること

店長とスタッフで“前提”が違っていることが多い

スタッフから「この日は入れません」と言われたとき、店長がまず受ける印象は「また欠員か…」という焦りです。

一方でスタッフ側は、決して“協力したくない”わけではなく、学業・家庭・予定など、本人にとっては動かせない事情がある場合がほとんどです。

この“前提のズレ”が積み重なると、店長は「また断られた」と感じ、スタッフは「言いづらい」と感じる。ここに小さなすれ違いが生まれます。

そのため、欠員対応では「相手がどんな前提で話しているか」をまず整理するだけで、やり取りのストレスが大きく減ります。

店の“設計の偏り”が見えてしまう瞬間でもある

「入れない」と言われた場面は、実は店の弱点が最も分かりやすく見える瞬間です。

こうした“店側の事情”が積み重なると、欠員が出やすくなります。

スタッフが「無理です」と言うのは、単に断られたのではなく、店の仕組みが追いついていないサインとも言えます。

断られること自体が問題ではなく、

　 “なぜその日に欠員が起きるのか”
　 “どんな偏りが続いているのか”

といった構造的な原因を読み取ることが重要です。

断られた瞬間に感情が走りやすい理由

店長は常に全体を見ているため、欠員の連絡を受けると一気にプレッシャーを感じます。

「どう埋めるか」「誰に頼むか」「店は回るのか」という判断を短時間で迫られるからです。

こうした“感情の反応”が強く出ます。

ですが、それは店長個人の問題ではなく、欠員対応が店長の脳に負荷をかけやすい構造になっているだけです。

この構造を理解しておくと、対応のときに無駄なストレスを減らせます。

断られた瞬間は焦りますが、そこで見える“ズレ”と“偏り”こそ改善のヒントです。感情より前に事実を見るだけで、欠員のストレスはぐっと軽くなります。

飲食おじさん

「入れない」と言われたときの適切な初動対応

最初のひと言で状況が決まる

欠員の連絡を受けたとき、店長はどうしても焦りが出ます。

ですが、ここで 「なんで？」「困るよ」 と言ってしまうと、相手は一気に身構えてしまい、その後の協力が得にくくなります。

初動で大切なのは、理由を追及することではなく“状況を共有すること” です。

たとえば、

　「この日は人が足りなくて困っている。動ける時間帯はある？」

という伝え方にするだけで、相手は「責められている」ではなく「相談されている」と感じます。

欠員対応は、最初のひと言がその後の流れを左右します。

0か100かで判断しない

「この日入れません」と言われたときに、“出れる or 出れない” の二択で考える必要はありません。

実際には、次のような“折衷案”が使える場面が多いです。

店長がこれらの“中間の選択肢”を知っておくだけで、協力を引き出せる可能性は大きく広がります。

多くの店では「無理なら無理で仕方ない」と切り離してしまいますが、実際には 「完全に無理ではない」ケースが一定数ある ことを覚えておくべきです。

結果より“関係の維持”を優先する

欠員が発生すると、どうしても店長は「穴を埋められるかどうか」だけに意識が向きます。

しかし、スタッフの心理を考えると、重要なのは その場をどう乗り切るかではなく、その後も協力関係を保てるかです。

たとえば、

　「今回は難しいよね。また別の日にお願いするかもしれない。ありがとう。」

と一度しっかり区切るだけで、相手の緊張が解け、次の依頼が通りやすくなります。

初動で感情的にぶつかってしまうと、その後の頼みごとがすべて断られやすくなります。

逆に、関係を丁寧に扱えば、次回は自然と協力を得られるようになります。単発の成功より、長期的な関係の方がシフト運用に与える影響は大きいです。

欠員対応は“埋めるかどうか”より“関係が続くかどうか”が大事です。初動を整えるだけで、その後の協力の流れが変わります。

飲食おじさん

👉 希望休が集中したときに、スタッフ全員が納得する決め方を知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

あわせて読みたい

希望休が多いときの公平なシフト調整術｜納得される“決め方”で不満ゼロの職場に

欠員が出やすい店のパターンと再発防止策

✅ 人員構成の“薄い層”が欠員の根本原因になる

欠員が続く店には、一見すると人数が足りているように見えても、実際には “薄い層”が存在していることが多いです。

といった“戦力の偏り”のことです。

この偏りは、普段は問題が見えにくいですが、誰かひとり休むと一気に表面化してしまいます。

特に「ベテラン1名＋新人3名」のような組み合わせは、人数が揃っていても急な欠員に弱い構成です。

再発を防ぐには、

　 曜日ごとに「誰が何をできるか」を見える化
　 “同じ層を固めすぎない”よう意識して配置
　 新人だけの日を作らない

といった構成自体の見直しが必要です。

人の能力の偏りは、欠員の一番の原因になります。

✅ シフトに“余力ポイント”がない店は欠員の影響が大きくなる

欠員が出やすい店は、シフトが「成立するギリギリ」で組まれていることが多いです。

人数が揃って見えても、実際には調整の余力がゼロになっています。

といった “替えが効く幅” のことです。

この余力がないと、

　 誰かが抜けた瞬間に破綻
　 店長が毎回穴埋め
　 スタッフが「自分しかできない」状態になり疲弊

という悪循環に陥ります。

対策としては、

こういった “組み合わせの再設計” が効果的です。

人数を増やすより、調整できる幅を1つ作るほうが欠員予防には強いです。

スタッフ構成チェック表（欠員が出やすい曜日の見える化）

欠員は人の問題ではなく『構成と余力』の問題です。人数よりも組み方を整えることで、欠員のダメージは確実に減ります。

飲食おじさん

欠員対応で押さえるべき3つのポイント

欠員を防ぐための3つの基本視点

欠員は偶然ではなく、店のスタッフの構成と余力で起き方が変わります。初動の対応と、シフトの組み方を少し工夫するだけで、欠員の不安は大きく減らせます。

「欠員は“人の問題”ではありません。組み方と対応の仕方が変われば、不安は必ず減っていきます。」毎日“本当に”おつかれさまです。

飲食おじさん

👉 応募が集まらず、人手不足を根本から解消したい方は、次の記事も参考にしてください。

あわせて読みたい

「人が足りない」を解消する採用の裏ワザ｜応募対応・面接・初週フォローで変わる採用の仕組み

飲食おじさん

外食チェーン出身ブロガー

飲食店の採用・教育・接客・売上管理を、仕組みで改善するノウハウを発信。現場で培った経験をもとに、店長・スタッフの悩みを具体的に解決します。 愛読書：ドラッカー全般（時代を超えて揺るがない普遍の経営哲学が大好きです！）